5 modi per farti pagare le fatture in tempo.
Cosa fare se il cliente non paga?
Come farsi pagare le fatture in tempo dai clienti?
Un aspetto fondamentale nella vita di un libero professionista, è la gestione e l’organizzazione economica della propria attività.
Dovrebbe essere naturale, una volta emessa una fattura, ricevere il compenso pattuito, ma purtroppo non sempre è così.
Ecco perché è essenziale trovare un sistema pratico e veloce, per farsi pagare per tempo le fatture.
Ricevere gli incassi pattuiti con i clienti, nei termini concordati, ti consente di pianificare le tue entrate e di conseguenza anche le tue uscite o i tuoi investimenti, e di poter calcolare con anticipo le tasse da pagare. Questo ti garantisce un modo fluido e preciso nella gestione della tua contabilità per concentrare le tue energie nella creazione di nuovi prodotti, nell’ottimizzazione di quelli esistenti e nella cura dei tuoi clienti, permettendoti di far crescere la tua attività.
Può capitare che un cliente paghi in ritardo o che. per qualche insolito motivo, decida di non pagarti affatto. Ecco che di seguito ti lascio 5 consigli pratici su come farti pagare in tempo le fatture dai clienti.
2. Verifica la posizione creditizia del tuo cliente.
Questo è un consiglio che vale per attività un po’ più strutturate, che tramite il Registro Informatico dei Protesti o i bilanci depositati, possono effettuare verifiche e individuare anomalie del cliente stesso. Per attività più piccole, puoi fare verifiche tramite il passaparola ed evitare di lavorare con un dato cliente, se ti è stato segnalato che non paga o paga in ritardo.
3. Richiedi un acconto a inizio lavori.
Puoi prevederlo nel contratto e decidere una percentuale che il cliente dovrà pagare, prima di iniziare a lavorare con lui. Questo ovviamente non ti garantirà il saldo totale della fattura, ma ti mette al sicuro da clienti che non hanno intenzione di pagare fin dal principio.
4. Gestisci la tua contabilità
Per tenere traccia delle tue fatture e delle specifiche scadenze devi, per forza di cose, gestire la tua contabilità. Per farlo puoi avvalerti di supporti cartacei o informatici, ma crea un sistema automatizzato e pratico per non farti sfuggire nulla.
Può capitare infatti di dimenticare l’invio di una fattura per una prestazione e chiaramente il cliente non verrà certo a ricordarti che ti deve pagare.
5. Ricordati di inserire tutti i dati di pagamento in fattura
Può sembrare un consiglio banale, ma non hai idea di quante volte, nella mia carriera in amministrazione, l’ho visto succedere. Questo per evitare che il cliente si agganci a questa “mancanza” per traslare il pagamento. Quindi verifica che i dati siano inseriti in fattura e siano corretti.
Quali sono i termini di pagamento per legge?
I termini di pagamento di una fattura, se non diversamente segnalato, non dovrebbe superare i 60 gg dall’emissione della stessa. Chiaramente ci si può accordare in modo differente e riportare gli accordi in un contratto che viene redatto tra le parti prima dell’inizio dei lavori.
Di prassi, se non diversamente segnalato, la naturale scadenza di una fattura è di 30 gg dalla data di emissione.
La scadenza di un documento fiscale è importante per mettere l’incasso a calendario e darci la possibilità di sapere in anticipo le nostre disponibilità per una corretta gestione del flusso di cassa. Questo garantisce un’attività sana ed in continua crescita.
Ma... cosa fare se il cliente non paga?
Se nonostante tutti questi accorgimenti, il cliente non ha tenuto fede agli accordi presi, dovremo applicare alcune strategie per farsi pagare le fatture arretrate.
Il primo passo è quello di inviare una mail di sollecito dopo 10 giorni dalla scadenza della fattura. C’è la remota possibilità che il cliente sia stato distratto e gli sia sfuggito il pagamento. In questi casi risponderà in modo positivo al sollecito e procederà con il pagamento. Non c’è peggior sordo di chi non vuol sentire e nonostante il primo sollecito, tutto tace. A questo punto, trascorsi 30 gg dalla scadenza della fattura, si procederà con una telefonata o una visita presso il cliente, per far presente la fattura scaduta. Meglio far seguire anche una mail dove vengono riportati gli accordi presi per via telefonica o in presenza SCRIPTA MANENT VERBA VOLANT (per intenderci!).
Se attesi altri 15 gg (e quindi dopo 45 gg dalla scadenza) il cliente non rispetta quanto concordato, si procederà con una comunicazione scritta (PEC o raccomandata) dove dovranno essere riportati i dati della fattura scaduta, i vari solleciti ignorati, gli accordi presi in seconda battuta e si comunica al cliente la volontà di rivolersi ad un legale o ad un Istituto di Recupero Crediti. Il passo successivo è proprio quello di andare per vie legali, ma noi speriamo di non arrivarci mai.
In questi casi la comunicazione è fondamentale per non rovinare i rapporti con il cliente e cercare di capire le motivazioni che lo hanno spinto a non pagare. Se si tratta di difficoltà temporanee, è sempre bene cercare di accordarsi per facilitare a lui il momento critico e garantirci di incassare la nostra fattura.
Sono consapevole che al giorno d’oggi, l’ultima cosa che vorremmo, è perdere un cliente, ma facciamo sempre le giuste valutazioni. E’ il caso di proseguire il rapporto di lavoro con un cliente così “difficile”? O è meglio fare spazio a chi ci garantisce un incasso senza stress?
Anche per oggi passo e chiudo.
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Alla prossima.
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